Podstawa prawna naruszenia

Art. 5 ust. 1 lit. a), art. 6 ust. 1, art. 9 ust. 1, 2 RODO.

Niewystarczająca podstawa prawna przetwarzania danych.

Przyczyna naruszenia

Naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych przez wspólników spółki cywilnej Kancelaria PIONIER s.c. polegało na przetwarzaniu danych osobowych potencjalnych klientów bez podstawy prawnej, w szczególności bez uzyskania ich zgody. Dotyczyło to zarówno danych zwykłych, jak i danych szczególnej kategorii, takich jak informacje o stanie zdrowia.

Opis wydarzeń

1. Wszczęcie postępowania: Postępowanie administracyjne zostało wszczęte na podstawie informacji przekazanych przez Komendanta Powiatowego Policji w L., który zwrócił się do Prezesa UODO o przeprowadzenie kontroli u wspólników spółki.
2. Czynności kontrolne: Prezes UODO przeprowadził czynności kontrolne, które wykazały, że wspólnicy przetwarzali dane osobowe potencjalnych klientów bez uzyskania ich zgody. Dane te były pozyskiwane m.in. z mediów społecznościowych, prasy lokalnej oraz poprzez wywiady środowiskowe.
3. Brak współpracy: Wspólnicy spółki nie współpracowali dostatecznie z organem nadzorczym, co utrudniało wyjaśnienie okoliczności sprawy.
4. Stwierdzenie naruszenia: Na podstawie zgromadzonego materiału dowodowego stwierdzono, że wspólnicy naruszyli przepisy o ochronie danych osobowych, przetwarzając dane osobowe bez podstawy prawnej.
5. Decyzja Prezesa UODO: Prezes UODO nakazał zaprzestanie przetwarzania danych osobowych bez podstawy prawnej oraz nałożył administracyjną karę pieniężną w wysokości 45 697 zł.

Źródło

Pełna treść decyzji organu nadzorczego

Aby uniknąć podobnych naruszeń, zalecamy:

1. Dostosowanie operacji przetwarzania: Zaleca się dostosowanie operacji przetwarzania danych osobowych do przepisów o ochronie danych osobowych poprzez uzyskiwanie wyraźnej zgody od osób, których dane dotyczą.
2. Poprawa współpracy z organem nadzorczym: Zapewnienie pełnej współpracy z UODO, dostarczając wszelkie wymagane informacje w terminie.
3. Dokumentowanie zgód: Zaleca się wprowadzenie procedur dokumentowania zgód na przetwarzanie danych osobowych, aby móc wykazać ich uzyskanie w sytuacji kontroli.
4. Szkolenia dla pracowników: Warto przeprowadzić szkolenia dla pracowników w zakresie przepisów o ochronie danych osobowych, aby zapewnić zgodność działań z obowiązującymi przepisami.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w zakresie ochrony danych osobowych, zapraszamy do kontaktu